檔案歸檔作業 秘書室全力推動

【秘書室訊】為配合政府實施檔案集中管理，劉校長特責成謝主秘擘畫，由秘書室積極推動檔案管理業務，並訂定本校「檔案管理實施要點」及「檔案管理新要求」，同時修訂「檔案分類明細暨保存年限表」，作為檔案管理之作業準則，提供同仁參照辦理。 為順利推動本項業務，秘書室於本年9月1日增派胡麗容小姐襄助檔案管理業務，並於11月29日、12月10日及12月20日分三梯次舉辦「檔案歸檔程序說明會」，由賴淑英小姐負責主講，為公文收發及承辦同仁介紹檔案的定義及功用、檔案管理的目的及作業事項、檔案歸檔程序及注意事項、檔案管理相關法規，並進行問題討論與意見交換。11月29日已完成第一梯次授課，引起廣泛迴響。第二梯次已額滿，即日起接受第三梯次報名，請同仁們至Notes的教育訓練系統報名。 「檔案管理新要求」明訂送件歸檔作業期程分三階段執行，第一階段為本(91)學年度之所有辦畢案件，依規定於辦畢五個上班日內辦理。第二階段為89年7月1日至91年7月31日辦畢案件，尚有三年以上保存期限者，須於92年7月31日前辦妥歸檔手續。第三階段為自創校以來至89年6月30日前屬永久保存及尚有10年以上保存期限之結案文件，請於93年7月31日前完成歸檔作業。 秘書室提醒承辦同仁，歸檔案件整理編碼後，請以燕尾夾或迴紋針固定，勿用釘書針，以方便掃瞄建檔作業。第三階段的應歸檔案件，因年代久遠，多數公文承辦人員已異動，可能造成整理工作的困難，希望各單位主管指導相關業務承辦人員費心處理，期能藉由同仁們的通力合作，早日完成本校集中制檔案管理之目標。