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逢甲週報426至本期

行政品質評鑑成果學習分享會 經驗交流再精進

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2016.7.4 第588期

  【秘書處訊】秘書處於6月30日舉辦「104學年行政品質評鑑成果學習分享會」,邀請各受評單位師長同仁代表,與未來兩年即將參與行政品質評鑑之單位同仁分享評鑑過程的準備與感想等經驗,與會同仁在經驗交流與分享中,對於本校推動行政品質評鑑的精神與內涵有更清楚的了解。本校自104學年起實施行政品質評鑑作業,評鑑對象為全校行政單位,各受評單位每三年接受評鑑一次。歷經一年多的推動過程,首批受評單位包含人力資源處、研究發展處(與校務研究辦公室聯合評鑑)、秘書處、財務處、資訊處、圖書館(與雲端學院聯合評鑑)等8個單位已完成評鑑程序。

  分享會一開始,由楊明憲秘書長說明本校推動行政品質評鑑的背景,是參酌許多其他大學校務行政的運作機制,結合PDCA持續改善的流程,並以教學單位及利害關係人需求導向所規劃的評鑑制度,針對本校所有行政單位分年分批進行自評及實地訪視,有助於單位人力配置、業務檢視、行政服務品質的確保,以及與本校的內部控制及教育部校務評鑑的有效統整。楊秘書長也特別感謝秘書處同仁在相關法規訂定、委員會運作及作業安排等的協助,還有各單位同仁們的支持與參與,才能使本校的行政品質評鑑建立制度,更期許未來能持續運作,以作為支持校務發展的重要機制。

  在分享會中,陳錦毅副研發長傳授同仁們寶貴的經驗,建議自我評鑑的實施作法由釐清與明確組織定位著手,進而以年度時間軸概念展開組織功能、組織架構與任務職掌,再以PDCA串連各評鑑校標,而研發處同仁代表也以具體案例分享自評報告的撰寫經驗,與單位中程發展計畫視為一體,同步檢視單位問題與困難點。人資處同仁表示,藉由全員參與此次評鑑的過程,不但將業務進行全面的盤點,且從中更加了解同仁間彼此業務的執行狀況與困難處,同時亦分享人資長的提醒,「個人的服務態度會影響單位的整體形象」。由於圖書館提供的服務屬性有別於一般的行政單位,主要分享的是擬訂自評報告撰寫方向的困難點與團隊討論釐清問題的心路歷程。資訊處則分享以通過ISO 9001:2000認證、CMMI-SW/SS ML3、ISO/IEC 27001:2005資訊安全管理認證等經驗,與行政品質評鑑作業相結合。而財務處的主要業務為憑證審核,同仁們少有撰寫計畫的經驗,雖然在自評報告的撰寫方面較為艱辛,但在評鑑過程中,委員們看見了財務處的業務全貌,理解同仁們執行業務的難處,更邀請財務處為國際學院同仁提供與財務相關的客製化教育訓練,也因此減輕財務處同仁後續帳務審核上的負擔,覺得參與此次評鑑是一項甜蜜的負擔。最後由秘書處分享利用O365協作平台彙集自評報告資料的經驗,及實地訪查過程、與委員溝通等相關事項。此外,各單位也提供評鑑過程的改善建議,有助於未來的執行作業能更加完善。

圖說:秘書處於6月30日舉辦「104學年行政品質評鑑成果學習分享會」,楊明憲秘書長(左上圖)、陳錦毅副研發長(右上圖及左下圖)、林志敏館長(右下圖)與同仁們分享參與評鑑經驗及互動交流。(照片/秘書處提供)

圖說:秘書處於6月30日舉辦「104學年行政品質評鑑成果學習分享會」,楊明憲秘書長(左上圖)、陳錦毅副研發長(右上圖及左下圖)、林志敏館長(右下圖)與同仁們分享參與評鑑經驗及互動交流。(照片/秘書處提供)