逢甲週報
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逢甲週報101-200期

公文程式重大改革 明年起公文書橫式書寫

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發刊日期:2004.10.28

【秘書室訊】行政院研考會推動「公文書橫式書寫」計畫,全國政府機關、公私立大專院校及各級學校正如火如荼進行中。為了實施公文書橫式書寫,公文程式條例已於93年5月19日以 總統令修正公布第7條:公文得分段敘述,冠以數字,採由左而右之橫行格式,並訂於94年1月1日起施行,其他相關法規亦隨之修訂。 本校為配合研考會及教育部規定,由秘書室負責推動、協調及進度追蹤作業,除規劃實施方案與進度表外,並於9月30日舉辦說明會,計有全校各單位業務相關人員共128名參加,會議由馬彥彬主秘主持,賴淑英小姐說明公文書橫式書寫規定事項,請各單位配合辦理。 本校自89學年度推動公文電子化至今,公文已全部採線上簽核流程,凡公文製作、流程管理完全為橫式書寫,僅有對外電子交換則配合政府現行直書作業;因此,本校已率先各校將程式修改並測試完成,俟政府於94年1月1日全面實施即配合執行,且因本校行政電腦化實施有年,同仁已習慣公文橫式書寫,所以推動的十分順利。近日來,在教育部的肯定與推薦下,秘書室常接獲各校來電洽詢或來校參訪有關公文電子化作業與橫式書寫的推動狀況。 民國86年政府正推動電子化/網路化政府,即包括了公文電子化;本校因資訊化整體校園網路已建構完備,劉校長即指示開始積極進行文書作業系統的革新,推動「文書檔案系統自動化」實施計畫,改以Lotus Notes 系統開發新公文管理系統,並於89年7月正式上線。 為使公文系統順利執行,全校各單位指派一位同仁擔任公文收發人員,做為公文收發的單一窗口及傳達各項資訊。公文系統實施線上簽核,以控管公文流程及提昇作業效率,並於90年8月起積極推動無紙本線上簽核及紙本公文減量措施,並將公文系統與教育部公文電子交換系統整合,對校外各機關之電子交換迅速便捷,作業績效顯著,並得教育部、研考會與各友校的佳評。 本校實施公文電子化,不但加快了公文處理的速度,並可隨時掌握公文流向與進度,提昇了行政作業的效率,更於93年3月起完全取消紙本簽核作業,使本校公文作業完全達到電子化的境界。 秘書室籲請各單位檢視目前所使用的各類行政資訊系統(如人事管理系統、總務管理系統…)、業務電腦系統(如會計管理系統、兵役管理系統、就學貸款系統、成績管理系統…)等及各式表單,原有公文直書列印者一律改為橫書,並於十一月底前完成更新與測試。配合公文書橫式書寫,職章式樣已由人事室統一更新。即日起凡新製公文夾、公文封亦全面改為橫書格式,全面貫徹公文書橫式書寫的目標。 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循,行政院特別訂定了「公文書橫式書寫數字使用原則」:數字用語具一般數字意義、統計意義、法規條項款目、編章節款目之統計數據、法規內容之引敘或摘述,或以阿拉伯數字表示較清楚者,使用阿拉伯數字;若數字用語屬描述性用語、專有名詞、慣用語、法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書,或以中文數字表示較妥適者,使用中文數字。 有關公文書橫式書寫範例及數字用法舉例,可參閱本校Notes系統之公佈欄,或行政院相關網站。