逢甲週報
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逢甲週報101-200期

全國領先 逢甲宣告全面公文電子化

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發刊日期:2004.03.25

【本報訊】2004年3月15日本校校務行政全面導入電子化,紙本簽核公文已成為歷史,從此進入e化校園的新紀元。長期以來,本校一直居於e化校園推動的領先地位,也常成為國內各學術與機關單位觀摩的對象,繼去年,由行政院針對全國各行政機關所進行的「九十一年行政機關推動電子公文績效考評」,本校榮獲優等的殊榮,在全國初評優等的五十個行政機關中,本校是唯一的私立機構,而且在所有入選的三所大學中名列最前,此刻再宣佈全校公文全面進入電子化,無疑地,資訊化校園的成果又向前邁進一大步。
本校謝海平主任秘書表示,自民國89年起,本校開始推動「公文電子化」,在劉安之校長的理念與貫徹力下,以擁有實力堅強的資訊技術團隊為後盾,再加上全校教職員工高度的配合意願,在短短五年間,將全校校務行政作此重大變革,達到如此優異成績,實在少見。謝主秘進一步指出,本校推動公文電子化的過程中,採取漸進式,有一段時間需要紙本文與電子文並行,遇有難行瓶頸之處,強而有力的資訊技術團隊立即排解問題,克服技術上的困難;使用者也需要持續反應問題並接受資訊素養教育,終於能做到各級主管可以直接於電子公文進行線上意見簽核,而不須再重複謄寫至紙本的公文上。這包括了一般公文、財產管理、預算申請與動用、人員出勤請假、資源申請、教務行政等等。
本校導入電子化公文,加快了公文處理的速度,並有隨時掌握公文流向與進度,立即查詢各單位會辦意見,清楚劃分權責等等優點,大大提昇了校務行政的績效,並可減少紙張的浪費,節省收送公文的人力成本,進而在教學與學生服務方面,也相對提昇了品質,使教師與學生們對學校的滿意度因在行政方面明快而有效率的配合而提昇,對於營造校園和諧、讓學生樂於學習上,也有極大的幫助。
至於在資訊安全上,也做了最完備的措施,每一位教職員工都有代表自己電子身份的ID,而且是採行安全性較高的系統認證方式,透過這項認證機制設計,人員在企業網路內執行的各項行政簽核動作,都有最佳的保護功能。另外,為解決各單位間公文檔案傳送、書面資料保存及簡報等文件,因字體不同而產生閱讀及排版問題,本校特對全校共用文件使用字型作統一規範。隨著校園資訊化交出亮麗成績,本校未來將更積極推動資訊素養教育,不僅要在硬體與技術上不斷更新突破,在人員培育上也將發揮更大的能量,改寫大學教育輝煌的一頁。